时间跟踪对于确保代理机构的顺利运作至关重要。了解为什么它如此重要以及如何正确地做。

代理世界围绕时间而旋转。

截止日期,发布日期,可计费时间–您所做的每件事都具有时间性。当您的代理机构可以收取更多时间(和更高的费用)时,它就会变得更加成功。当它经常错过最后期限时,它就不太成功。

在按时间确定的业务中,擅长时间跟踪并不仅仅是一种习惯。这对您的成功至关重要。

即使您不按小时计费,您仍然需要全面的时间跟踪。从确定最有利可图的项目到减少员工流失,时间跟踪使一切变得容易。

在此详细指南中,您将学习:

  • 时间追踪的7大好处
  • 时间追踪的不同方式,从最差到最佳
  • 将时间跟踪集成到您的项目中

时间跟踪的意外好处

您可能已经听过著名的彼得·德鲁克(Peter Drucker)的话:

“衡量的东西得到管理”

如果您想管理自己的时间,那么就理所当然地,您也必须对其进行衡量。

但是要真正了解时间跟踪的影响,您必须停止将其视为孤立的活动。相反,将其与您的代理机构运营相关联,您会发现它完全改变了您的业务运作方式。

因此,虽然时间跟踪的明显有用之处在于它可以帮助您向客户收费,但它也提供了一些令人惊讶的好处:

1.获得更好的估计

项目估算是一门精美的艺术。即使是经验丰富的项目经理也无法弄清楚交付物将花费多少时间和资源。

这在很大程度上可以归因于创意作品固有的复杂性。一些设计比其他设计花费更长的时间。一些正在发展的任务很难估计。

但是,如果你对历史数据的准确标识多少时间设计需要?如果您知道徽标设计任务平均需要花费您团队40个小时的时间,那么它是否可以做出更准确的估算?

这正是时间跟踪带来的好处。它可以帮助您创建不同任务的历史记录。您可以确切知道网站重新设计,新的Instagram广告活动或新的徽标需要多少时间来创建。

而且,这种基于数据的项目估算方法与项目经理无关。即使经验丰富的项目经理离职,新的经理仍然可以依靠您的历史数据来提供准确的估计。

2.零利润获取“真正的”利润

作为一家代理商,您的获利能力直接取决于您如何充分利用资源。如果您的员工在无利可图的项目或任务上浪费了太多时间,那么您的整体盈利能力将很低。但这很明显。

员工实际花多少时间在无利可图的客户,项目和任务上花的时间并不总是很明显。您可能已经为一项任务安排了20个小时的预算,但是变更请求和意外问题可能会将其增加到40个小时,使您陷入困境。

这种无法解释的效率低下具有连锁效应。如果您的资源效率不高,那么您将需要更多资源。更多资源将需要更多办公空间,从而增加您的固定成本。

解决此问题的方法是精确的时间跟踪。如果您确切地知道您的员工正在做什么,则可以更好地了解他们的实际费率与计费费率。

例如,您可能以每小时$ 100的价格计费资源,并预算20小时。但是您的时间跟踪向您显示该资源在任务上总共花费了40个小时。因此,您的可计费费率实际上是$ 50 /小时。

3.找到表现最好的员工(以及他们擅长的)

与营销和通讯相关的工作具有全球最高的离职率

虽然很容易将其归因于创意工作的性质和员工的善变,但这里还有更多的作用。

即:员工并非总是要着手完成他们处理的任务和项目。

作为代理商的所有者,您应归功于自己的业务,以便将您的员工引导到他们喜欢的工作中。快乐的员工离职的可能性较小。而且他们更有可能产生更好的工作。

尽管您总是可以询问您的员工,但是时间跟踪是一种根据员工的喜好设定数字的好方法。

例如,设计师可能花比其他人更多的50%的时间来创建徽标,但是却可以节省80%的时间来制作出色的网站模型。如果您给这位设计师更多的网站样机工作,您将拥有一个更快乐的员工和更高效的项目。

有效地,您可以获得两个好处:

  • 通过与其他人进行绩效比较来最有效地利用您的员工
  • 找出每个员工在以下方面最有效的任务,项目和客户

4.找到表现最好的客户和项目

在项目过程中可能会发生很多事情。范围可能会改变,可能会出现新技术,或者关键利益相关者可能会丢失。

尽管其中一些是业务中不可避免的部分,但您的目标应该是最大程度地减少与风险高,无利可图的项目和客户的接触。

一种方法是通过严格的范围跟踪。

另一个是通过时间跟踪。

勤奋的时间跟踪使您可以快速了解代理机构表现最佳(和最差)的客户和项目。相对于预算的100个小时,需要90个小时才能完成的项目获利最小。在50小时内完成的任务很大。

这可以使您轻松了解将来要追求的客户和项目类型。对于仍在努力发挥优势的新机构而言,这些数据可能是无价的。它可以帮助您评估代理商的真正能力。

5.改善项目管理,员工管理和沟通

一个项目需要多长时间才能完成?总体生产率是上升还是下降?特定任务是按计划执行还是按计划执行?

您的代理机构的许多业务活动都依赖于找到此类问题的准确答案。

找到这些答案的唯一方法是通过时间跟踪。

考虑一下客户要求您提供关键交付物的状态的情况。如果您具有当前和历史时间跟踪数据,则可以给客户一个比说“很快”更准确的估计。

或者考虑一下您正在评估员工绩效的情况。如果您旁边还有他们的时间跟踪数据,您将对每个员工的效率有一个更好的了解。

6.检测泄漏

在代理机构中,“泄漏”是指花费在非计费工作上的时间。

并非所有的时间都浪费了–花费新的时间是值得花费的时间,即使您不能为此付费。

但是,员工经常浪费时间在可以更高效或完全自动化地完成任务上。只需50个小时而不是25个小时的重新设计就可以了。但是,如果您有十几个这样的项目,则表明您的流程存在问题。

7.提高士气和动力

让我们回到我之前分享的彼得·德鲁克

测量时间使其更易于管理。但是,除了管理之外,衡量时间还可以用于一个重要目的:动力和士气。

一个员工的积极性突破性的研究发现,员工的生产力时,他们觉得他们正在取得进展。同时,他们相信自己正在进步,这使他们更有动力,提高了他们的产出。

问题是,如何衡量进度?

当然,一种方法是时间跟踪。

如果您认真地跟踪时间,发现每周花费更少的时间来取得更大的成就,那么您就会有很明显的进步感。看着您的工作时间在几周内从四个小时增加到六个小时,就会有明显的成就感。

这可能是强大的动力。它还可以帮助保持员工敬业度,更不用说提高士气了。

当然,简化帐单还有其他好处,但是您已经知道了。

现在的问题是:您应该跟踪什么,应该如何进行?

更好的时间跟踪简要指南
作为一个概念,时间跟踪非常容易-输入任务,开始时间,结束时间,然后完成。

但是,您跟踪的内容以及如何选择对其进行跟踪都会对您的结果产生重大影响。